arşiv tanımı (belge yönetimi)
Bir kuruluş veya tüzel kişilikteki belgeleri yönetmek için standart teknikler
Arşiv veya belge yönetimi kavramı, bizim dilimizde, bir kuruluşa veya işletmeye, bir şirkete veya bir kütüphaneye ait belgelerin idaresinin talebi üzerine kullanılan standartlaştırılmış tekniklere atıfta bulunmak ve birkaç yaygın örnek vermek için kullanılmaktadır.
Yeni teknolojiler sayesinde fevkalade gelişen eski bir disiplin
Hemen hemen her alanda yeni teknolojilerin ilerlemesinin doğrudan bir sonucu olarak uygulanan teknikler ve uygulamalar değişiyor ve gelişiyor olsa da, elbette arşivin bir istisna olmadığını, arşivin kesinlikle bayat olduğunu söylemeliyiz. insan tarafından çok eski zamanlardan beri, zorunlu belgeleme ihtiyacı karşısında yerleştirilen faaliyet, yaptığı her şeyde idari, yasal veya ticari bir iz bırakıyor.
Destekler ve depolama teknikleri konusunda meydana gelen muazzam evrim hakkında bize bir fikir vermek için, yalnızca en ilkel insanların "belgelerini" papirüs veya kil üzerine dosyaladığını söylememiz gerekiyor, oysa bugününkileri bunu bilgisayarda veya başka bir elektronik cihazda yapın.
Bilgi işlem ve İnternetin büyük katkısı
Bu anlamda, bilgisayar biliminin ve ardından İnternetin gelişmesinin, belge yönetiminde büyük bir ilerlemeye izin verdiğini, görevi hem bilgi kaydetme hem de saklanan belgeleri geri alma açısından çok daha pratik ve basit hale getirdiğini göz ardı edemeyiz.
Elbette daha önce bu görevde bulunanlar, arşivciler, kütüphaneciler veya arşivciler, bu görevi yerine getirenlere atfedilen diğer isimler arasında ağır kayıt kitapları, dosyaları, klasörleri, kutuları, rafları kullanmak ve kullanmak zorunda kaldı. şimdi ise dosyanın yanı sıra belgelerin veya çalışmaların kurtarılmasını belirtmek için sadece bir tıklama yeterli.
Gerçekleştirdiği ana görevler
Temel olarak, arşivleme şunlarla ilgilenecektir: arşivlenen belgelerin tanımlanmasına, bunlardan bilgilerin alınmasına, bu belgelerde arşivde kalmaları gereken süreye izin veren bir dizi norm ve uygulama oluşturmak ve oluşturmak. bir süre sonra ortadan kaldırılabilir ve tam tersine, büyük değeri olan bu belgelerin sonsuza kadar korunmasını garanti etmelidir.
